Может ли работа административного директора быть необычной и вдохновляющей? Что нужно, чтобы такую найти? Чем он вообще занимается, этот хранитель офисного очага? И особенно – может ли творческому, открытому и жаждущему развития человеку эта, казалось бы, рутинная работа быть по душе?

Конечно, я знала, кому задать эти вопросы, когда они у меня возникли – Гаяне Каракашян, административному директору медиа группы 1+1 Медиа. Один из любимых моих плейсментов как рекрутера, Гаяна – необычайной “широкоформатности” и глубины профи. И ей бы я точно доверяла, присматриваясь к административной стезе.

Профессиональный управленец

Я – профессиональный управленец. Это определение я для себя нашла несколько лет назад, когда, пытаясь систематизировать свой профессиональный опыт поняла, что успела поработать в очень разных сферах бизнеса, и единственное, что их объединяло – это задачи, которые передо мной стояли. В сущности, их можно свести к трем основным темам:

  • Организация бизнес направление с нуля, разработка новых продуктов и услуг;
  • Реструктуризация существующих бизнес-направлений;
  • Вывод успешно работающих бизнес юнитов на новый уровень эффективности.

За 10 лет опыта, я успела поработать на руководящих должностях и в сфере гостеприимства в таких отелях как «Премьер Палац» «Рэдиссон» «Президент Отель», была создателем и руководителем направления по транспортному обслуживанию отелей и авиакомпаний в компаниях «Sixt» и «Budget».

Работала в UEFA в проекте LOC «Euro 2012 Ukraine», МОК в Сочи на проекте «XXII Олимпийские зимние игры».  

По возвращению на Украину некоторое время занимала позицию директора по сервису в компании «Международные Авиалинии Украины».  

Так же у меня есть собственный бизнес проект, который связан с внешнеэкономической деятельностью (надо же как-то извлекать пользу из своего первого образования «экономиста международника»). В этом году получила степень магистра бизнес-администрирования в Киево-Могилянской бизнес школе.

Административный директор

В настоящее время я уже более 2 лет занимаю должность руководителя административного департамента группы компаний «1+1 Медиа». Я раньше никогда не работала административным директором, поэтому не знаю, что входит в классические обязанности этой должности, но уверена, что в случае с нашим холдингом, «классические обязанности» это лишь маленькая часть повседневных задач моего департамента. Мой коллектив, отвечает за поддержание жизнедеятельности во всех офисах группы, то есть решаем все хозяйственно-эксплуатационные вопросы, начиная от приема звонков на ресепшен и отправки корреспонденции, заканчивая строительством собственных объектов.

Давай я попробую перечислить основные текущие “большие” задачи. Как я уже говорила, мы отвечаем за все ремонтные работы, как небольшие текущие ремонты внутри офисов, так и серьезные стройки или адаптации под наши нужды многоэтажных объектов; занимаемся диспетчеризацией работы инженерных сетей (вентиляция и кондиционирование), отвечаем за пожарную безопасность в офисах и практически постоянно находимся в процессе поиска новых площадок под проекты группы.

Кроме эксплуатационных вопросов, мы отвечаем за мобильную связь, изготовление визиток и пресс карт, переводы материалов на иностранные языки, полностью сопровождаем все бизнес поездки сотрудников, начиная от подбора перелета и заканчивая получением виз и выписыванием международных страховок, а еще у нас работают два сотрудника, в обязанности которых входит следить, чтобы на наших кухнях (а их в главном офисе 8 штук) сотрудники всегда могли найти чай, кофе, лимоны, снеки и.т.д.  В общем, мы заботимся о том, чтобы наши сотрудники работали в максимально комфортных условиях и ни в чем не нуждались.

На плюсы я попала абсолютно случайно. Увидела пост в фэйсбуке о том, что некая компания ищет человека в свою команду. Из объявления не было понятно, на какую позицию ищут человека, но стиль подачи информации был очень классным. Я решила на нее откликнуться чисто из интереса. Когда, после нескольких собеседований, я поняла, кого они ищут, я честно сказала, что у меня совсем нет опыта работы в этой сфере и я им совершенно не подхожу. Но, как видишь, этот факт никого не остановил – ни меня ни компанию.

Думаю, решающими факторами, стал мой опыт работы в больших компаниях и проектах, понимание внутренних бизнес процессов, стрессоустойчивость и конечно опыт работы в сфере гостеприимства.

Я не ожидала, что на этой должности мне пригодились все мои профессиональные знания и навыки. Например, свой опыт работы управляющей отелем, я вспоминаю каждый день. Если ты позволишь мне метафору, я бы назвала административный департамент – хозяином, а офис домом, который каждый день принимает гостей, и от того насколько гостям в этом доме хорошо, настолько хорош и хозяин.

Самое крутое для меня в этой позиции в том, что она созидательная.

Усилия моей команды направленны на то, чтобы незаметно для коллег делать их работу в офисе комфортной, безопасной и приятной. Говоря проще – ты работаешь для того, чтобы людям вокруг тебя было лучше. В процессе этой работы важно соблюдать баланс и с одной стороны постоянно искать новые способы улучшить жизнь в офисе, а с другой просчитывать на насколько шагов вперед затраты, которые за собой повлекут эти улучшения.

Ты просишь привести примеры необычных проектов или задач, а тут такая история, все «необычные» задачи потеряли такой статус через пару месяцев моей работы. Мы же говорим про медиа холдинг, в который входят 8 каналов, различные сопутствующие бизнесы и собственное производства контента, тут каждая вторая задача необычная.      

Если говорить про сложную задачу лично для меня, она была в том, чтобы сохранить коллектив, который мне достался по наследству. Как я уже говорила, для меня эта сфера была абсолютно незнакомой, поэтому первое время мне приходилось полностью полагаться на профессионализм, чужой для меня команды. Сплочённым коллективом, мы стали немного позже.)))  

Мотивация

Я не ищу вдохновение или мотивацию на работе, мне это не нужно.

Рано начав работать, я быстро поняла, как важно, когда работа приносит удовольствие. Когда тебе нравиться то, чем ты занимаешься, ты полон энергии, у тебя куча задумок и есть желание не просто работать, а работать хорошо, вопросы о мотивации и вдохновении не возникают.

Для меня важно, чтобы работа имела смысл. Дело не в том общепринятом «смысле» – для чего нужна та или иная профессия, а в том, что именно ты вкладываешь в свою работу, какую ценность в ней видишь ты. Что она значит именно для тебя. Можно быть главврачом больницы, которому уже безразлично его дело, а можно быть уборщицей, которая тот самый «смысл» не потеряла. И если в первом случае, человек будет читать статьи про мотивацию и вдохновение, то во втором, он просто будет делать свою работу хорошо.

Еще одно обязательное условие для того чтобы работа нравилась – коллектив; твои сотрудники, руководители или партнеры по бизнесу. Но мне в этом смысле очень повезло.

Управление людьми

У меня в подчинении 125 человек. Большинство этих людей настоящие работяги, знающие и любящие свое ремесло. Из особенностей управления таким коллективом, я могу отметить необходимость в максимально четкой постановке задач. Важно слушать, что вам говорят ваши люди, так как часто они лучше разбираются в технических нюансах своей работы и могут предложить наилучшее решение задачи. Так же считаю важным – говорить людям спасибо и хвалить за работу. К сожалению, у нас люди к этому не привыкли, особенно в сфере обслуживания.

Успешный администратор

Чтобы быть успешным на любой руководящей должности, человек должен четко понимать какие перед ним стоят задачи и как они соотносятся с общей стратегией компании, это априори.

Что касается личных качеств, перечень может быть очень длинным, но из совершенно необходимых качеств я бы на первое место поставила позитивное отношение к проблемам, людям, и жизни в целом. Хорошо бы, чтобы кроме позитивного отношения к жизни, вы еще обладали рассудительностью и стрессоустойчивостью. Если вы любите спокойную и размеренную работу, где четко понятно, что вы будете делать завтра, а что в конце квартала, то такая работа не для вас.  

Обучение

У меня два высших образования, я вообще люблю учиться. Каждый год стараюсь посещать интересные для меня тренинги и семинары. Считаю, что это отличная перезагрузка для мозга.

Не буду рекомендовать конкретные школы или курсы, скажу только о темах, которые мне были интересны и которые я постаралась в этом году для себя разобрать:

Ведение жестких переговоров

Ораторское искусство

Правильное питание

И из последнего отдельно отмечу авторский тренинг Татьяны Чор –  “Я говорю “НЕТ””. О том как правильно отказывать себе и другим и почему это очень важно.

MBA

Отдельной графой в моей жизни стоит учеба на MBA.

Желание учиться на МБА у меня возникло лет 6 назад, но осуществить задуманное получилось только в этом году. Не могу сказать, что было легко, но это был ценный опыт.

Сейчас много рассуждений на тему надо ли это образование или нет. У меня такого вопроса не было никогда. Нам ведь кажется логичным, что для того, чтобы стать хорошим инженером, юристом или психологом, нужно учиться, так почему мы думаем, что хорошим руководителем человек рождается или может стать просто так? 

Рабочий день

  • Думаю, описания моего рабочего дня будет скучным:
  • Проверка почты. Так как много департаментов и отделов работают 24/7, переписка никогда не останавливается. Чем раньше я буду знать, что у нас происходит, и где нужна помощь, тем больше времени у меня и у моих людей будет на реагирование или устранение неполадок.
  • Общение с моими руководителями отделов. Несмотря на то, что отчёты о выполненных задачах у нас идут в письменном виде, ежедневное общение и обсуждение текущих вопросов обязательный ритуал. Для меня это отличная возможность не только быть в курсе загрузки ребят, но и видеть их эмоциональное состояние, что очень важно, когда мы говорим о сервисных функциях.
  • Встречи с коллегами из других департаментов. Как я уже говорила, мы работаем для комфорта других, а это значит, что большинство наших задач затрагивают другие отделы. Встречи с коллегами просто необходимы для того, чтобы как минимум четко понимать требования по реализации данной задачи, распределить зоны ответственности и установить реальные сроки выполнения. Кроме того, очень часто мы формируем рабочие группы по разным вопросам и вместе стараемся найти наилучшее решение какой-либо общей задачи. Например, в прошлом году мы запустили масштабную программу по экономии всех офисных ресурсов, начиная с электричества и заканчивая бумажными стаканчиками. В рабочей группе по этому проекты были мы, технический департамент, финансисты и представители PR отдела.
  • Осмотр новых локаций, визиты в удаленные офисы. Работа в медиа динамичная, новые проекты появляются очень часто; для каждого нужно найти свой “дом” и адаптировать под специфические нужды. Кроме того, главный офис уже давно не вмещает всех членов нашей корпоративной семьи. А так как наша задача обеспечивать одинаковый уровень сервиса везде, где работают наши сотрудники, нам важно ездить и проверять, что у них все впорядке. Если в процессе таких туров-инспекций выявляются какие-то проблемы или неразрешенные вопросы, то я стараюсь их устранить максимально быстро.
  • И снова проверка почты. Всегда заканчиваю свой день проверкой почты для того, чтобы не оставлять на вечер открытых или важных вопросов.

Мечты

Вот прямо сейчас я мечтаю об отпуске и море)))))

А если серьезно, то сейчас я активно ищу интересные проекты, где смогла бы реализовывать полученные знания и применить опыт.

Книги

Так как последние два года были посвящены учебе в Киево-Могилянской Бизнес Школе, то читала я много, но, как правило, это были узкоспециализированные бизнес книги. Из общих рекомендаций я могла бы посоветовать почитать Джозеф О̕ Коннор, Иан Макдермот: «Искусство системного мышления» а также «Теория Игр» Авинаш Диксит и Барри Нейлбафф. Обе эти книги о системном мышлении. Не уверенна, что эти книги будут интересны многим, но мне они понравились.

Еще во время учебы, один наш преподаватель сказал, что системное мышление учит нас быть скромными. И это действительно так. Надо только отойти от эгоцентричной модели мышления и постараться увидеть всю красоту и сложность мира, осознать наличие невидимых связей, которые формируют события вокруг нас и объединяют их в еще большие системы.

Leave a comment

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: